Чаще всего помощью кредит-ноты оформляют бонусы и скидки, которые предоставляются через некоторое время после реализации — «задним числом». При этом в отгрузочных документах будет прописана базовая цена. Но когда покупатель выполняет оговоренные условия, ему дают скидку.
Кредит-нота — один из финансовых инструментов, который чаще всего используется при заключении сделок с иностранными партнерами. Расскажем, в чем суть этого документа, как его оформлять и учитывать.
Что такое кредит-нота в бухгалтерском учете
Кредит-нота — это документ, которым продавец добровольно и заранее уведомляет покупателя о возможности получить скидку за выполнение конкретных условий. Кредит-нота документально закрепляет изменение цены в случае, если покупатель:
- выполнил определенный объем закупок;
- своевременно перечислил оплату или сделал 100% предоплату;
- выявил недостатки товара или понес в связи с ними непредвиденные расходы;
- соблюдает другие параметры сделки или идет навстречу поставщику.
Также важно, что этот механизм применяется в случае ошибки в ранее выставленных счетах. Продавец уменьшает стоимость проданного товара или услуг, но сумма скидки идет в счет следующей закупки и отражается в авансовых платежах. Поставщик «закрепляет» покупателя, а тот получает возможность сэкономить в новой сделке.
Применение ноты оговаривается либо отдельным пунктом договора между контрагентами, либо дополнительным соглашением. Сам документ — односторонний, составляется одной стороной и не требует согласования второй.
В России такой финансовый инструмент применяется редко. В основном используется при сотрудничестве с иностранными партнерами.
Кредит-нота — это скидка или нет
По сути, нота представляет ретроспективную скидку, бонус и уведомление о нем. Но порой этот документ приравнивается к прощению долга, безвозмездной передаче имущества. Стоимость товаров не учитывается в налогооблагаемой базе, скидка не проводится по бухгалтерской документации.
Назначение и применение
Если простыми словами, кредит-нота — механизм для обеспечения точности и прозрачности финансовых операций. Он полезен, когда соглашение между сторонами сделки оформлено с применением льгот.
Рассмотрим пример. Продавец и клиент заключили контракт, в котором обозначено: покупатель получит кредит-ноту со скидкой в 5%, если закажет продукцию на сумму от 1 млн рублей и более. Покупатель выполняет условия сделки, платит полную сумму за заказ, но пользуется скидкой при следующей закупке.
Отличительные признаки кредит-ноты
Одна из характерных черт документа — его односторонность. Его оформляет один из контрагентов без участия второго. Но условия стороны оговаривают на начальном этапе сделки.
Нота может быть составлена в любом формате, но имеет силу, только если отражена в контракте. Важно, что документ выставляется не в момент совершения сделки, а после нее.
Если скидка предоставлена до отгрузки, она сразу учитывается в отгрузочной документации и не требует оформления кредит-ноты.
Условия использования кредит-ноты
Конкретные условия применения такого финансового инструмента оговаривают участники сделки. Например, скидка может предоставляться с изменением цены товара или без него. Стороны прописывают детали в договоре перед заключением контракта.
Ситуации использования кредит-ноты
Документ применяется в ситуации, когда эта возможность закреплена в договоре между участниками сделки. Чаще всего он используется, если покупатель выполнил объем закупки или условий по оплате или нашел дефектные, бракованные товары.
Поставщик может выписать кредит-ноту, например для предоставления бонуса, своего рода «прощения» части долга или подарка.
Основания для предоставления кредит-ноты
Законодательно закрепленных оснований для предоставления кредит-ноты не существует. Поэтому оформление такого документа — инициатива компании, чаще всего продавца. В тексте он прописывает, при каких условиях и какое действие имеет документ.
Примеры применения кредит-ноты
Рассмотрим, как используется нота в ходе финансовых операций с партнерами при различных обстоятельствах.
Кредит-нота на скидку при оптовой закупке
Если клиент совершает оптовую покупку на определенную сумму, поставщик может выдать ноту для скидки на будущие заказы. Это помогает «закрепить» покупателя и увеличить прибыль при закупке больших партий товаров.
Скидка может предоставляться в виде конкретного процента или фиксированной суммы, которая будет учтена при следующей оптовой покупке. Она действительна в течение определенного времени.
Кредит-нота при поступлении бракованной продукции
В случае если товар бракованный или не соответствует заявленным характеристикам, кредит-нота становится инструментом компенсации или возврата средств. Она используется наравне с заменой продукции.
Документ может быть выдан на сумму, эквивалентную стоимости бракованной продукции, или иную — зависит от договоренности. Затем покупатель сможет использовать эти средства для оплаты будущих заказов у этого поставщика.
Оформление документа
Оформление кредит-ноты зависит от компании и договоренности сторон. Единой формы или образца документа в России нет. Но компании могут самостоятельно разрабатывать формы первичных документов, соблюдая требования к наличию обязательных реквизитов. Это закреплено в статье 9 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Определенное оформление универсально для многих документов, применяемых в ходе сделок.
Обязательные параметры кредит-ноты
Какие реквизиты по законодательным требованиям должна содержать кредит-нота:
- дата создания, наименование документа;
- наименование, реквизиты поставщика и покупателя;
- номер расчетных документов или договора поставки, его предмет;
- описание ситуации, в связи с которой выставлен документ (например, партия бракованного товара, ее размер);
- условия получения скидки на товары, ее размер с указанием единиц измерения, срок предоставления;
- должность, ФИО подписантов;
- подписи сторон.
При необходимости составитель вписывает в документ и другую информацию.
Оформление на бумаге и через ЭДО
Ноту можно оформить в любом виде: бумажном или электронном. Поскольку единого формата этого документа нет, компании могут использовать любой подходящий вариант и создавать шаблоны для дальнейшей работы. В сервисе ЭДО Контур.Диадок доступна отправка всех документов, в том числе произвольных форматов.
Посмотреть на YouTube
Учет кредит-ноты у продавца
Нота подлежит учету у всех сторон сделки. Продавец, используя ее, оформляет расчетные документы на всю сумму товара без учета скидки. Она предоставляется после соблюдения покупателем оговоренных условий и тогда же фиксируется в документации.
Формируя документ, продавец по новой оформляет первичные отгрузочные документы, составляет корректировочный счет-фактуру и уточняет данные бухучета, где изменяет ранее учтенную выручку.
Также поставщик должен проверить траты — то есть скидку — на соблюдение норм статьи 252 Налогового кодекса РФ. Если скидка не соответствует указанным критериям, налоговая служба может не учесть ее в качестве расходов.
Если покупатель уже оплатил отгруженные товары, сумма может быть зачтена в качестве аванса на будущие поставки.
Учет кредит-ноты у покупателя
Учет документа у покупателя происходит иначе. Если товар получен в прошлом году, а прощение долга происходит в этом, покупатель создает и изменяет счет-фактуру на размер скидки. Для этого нужно отразить доход в виде уменьшения задолженности перед поставщиком по товарам, полученным со скидкой, в разделе прочих доходов: Дебет 60, Кредит 91.1, указать дату и учесть прощенную сумму во внереализационных доходах. Для корректировки НДС, то есть для восстановления НДС с разницы между стоимостью товаров до и после получения скидки, используются Дт 91.2 Кт 68.
Если товар реализован в текущем году, покупатель корректирует задолженность на сумму предоставленной скидки записью Дт 41 Кт 60 и восстанавливает НДС с разницы между стоимостью товаров до и после получения скидки (Дт 68 Кт 19).
В случае поставки бракованных товаров заказчик оформляет акт о бракованных товарах (ТОРГ-2), претензию продавцу и накладную на возврат (ТОРГ-12). Для учета разницы между реальной стоимостью товара с учетом скидки и первоначальной ценой вносятся изменения и в размер НДС.
Кредит-нота от иностранного поставщика
Российское законодательство не регулирует, как и кто оформляет ноты. Но получение такого документа от иностранного поставщика схоже с взаимодействием с местным продавцом.
Когда иностранный поставщик возвращает или уменьшает стоимость поставленных товаров или услуг, он выдает кредит-ноту, в которой указывает детали получения скидки или бонуса. Этот документ является основанием для учета этой операции.
В бухгалтерии указанная сумма записывается в кредит счета, связанного с иностранным поставщиком, а в дебет — счета расходов на покупку товаров или услуг. Это позволяет отразить изменения в финансовых отчетах и правильно отследить обороты средств.
Кредит-нота и прощение долга
Прощение долга — это процесс, в котором одна сторона решает не требовать от второй возврата полной суммы задолженности. Поставщик может принять решение о прощении долга покупателя по разным причинам. Например, если сам нарушил условия сделки.
В случае прощения долга продавец составляет кредит-ноту, в которой указывается сумма, которая была прощена. При этом в первичных документах сохраняется полная стоимость товара. Для учета поставщику нужно сформировать документ о прощении долга, документально оформить уменьшение выручки и внести корректировки в учет.
Покупатель отражает изменения в своей документации похожим образом и указывает размер долга с учетом НДС во внереализационных доходах. Это оговорено в п. 8, 18 ст. 250 Налогового кодекса РФ.
Преимущества и недостатки кредит-ноты
Такой документ в российском бизнесе непопулярен. Но он открывает разные возможности для поставщиков и продавцов. Например:
- покупатель получает документальное подтверждение по уменьшению своей задолженности, а в некоторых случаях и гарантию получения скидки на следующий заказ;
- стороны легче контролируют расчеты даже в случае спорных ситуаций;
- нота позволяет поставщику стимулировать покупателей платить вовремя или с предоплатой, приобретать больше и возвращаться за новыми партиями товара.
Но в составлении и применении кредит-ноты есть и сложности. Главная заключается в том, что этот документ почти не встречается в России и не регулируется нормативными актами. Бухгалтерия может ошибиться в отражении операции в бухгалтерском и налоговом учете, а налоговые органы не принять документ как основание для затрат при расчете налога на прибыль.
При этом кредит-нота выгодна обеим сторонам сделки. Поставщик гарантированно получит новый заказ от покупателя, которому предоставлена скидка. Клиент же сэкономит или вернет часть потраченных средств. Главное — правильно оформить документы. Изменения нужно корректно отразить в бухгалтерском и налоговом учете.
Вопрос-ответ
Когда выдается кредит-нота?
Кредит-нота оформляется и выдается на любом этапе сделки. Но стороны заранее оговаривают условия, при которых клиент получит скидку, и вносят их в договор. Если стороны при заключении договора учли условия, при которых клиент получит скидку, то сама кредит-нота будет выписана в момент предоставления этой скидки, например после выполнения всех оговоренных условий.
В каких случаях оформляется нота?
Кредит-нота может быть оформлена, когда поставщик предлагает покупателю или клиенту скидку за соблюдение ряда условий. Например, выполнения определенного объема закупки или полной предоплаты. Также этот документ может оформить продавец, если получил претензию от покупателя к качеству товара.
Кредит-нота — это возмещение?
В определенной степени, да. Документ может быть использован для того, чтобы оформить уменьшение задолженности покупателя перед поставщиком.